Comment choisir le meilleur espace de bureau pour les besoins de votre entreprise ?

Bien choisir vos bureaux est primordial, le bon emplacement et l’espace disponible peuvent faire une grande différence. Pour répondre aux besoins de votre entreprise, vous devez bien sélectionner vos locaux. Comme vous y passerez plus de temps que dans les autres endroits, comme votre maison par exemple, vous devez bien le sélectionner. Qui plus est, un bureau adapté à vos équipes est un gage de votre productivité à tous. Voici 5 astuces incontournables qui vous aideront à choisir le meilleur espace de bureau qui répond aux besoins de votre entreprise.

Chercher le lieu le plus approprié

Pour aspirer à trouver les meilleures locations de bureaux, vous devez avant tout penser à l’emplacement que vous voulez privilégier. Pour trouver le lieu idéal du bureau à louer, vous pouvez vous demander les deux questions suivantes.

En premier lieu, demandez-vous si vos employés peuvent accéder facilement au lieu que vous vous apprêtez à louer pour vos locaux. Vous devez dans ce sens savoir si la majorité de vos employés peuvent venir travailler sans problème.

De même, vous devez aussi vous demander s’ils seront bien en sécurité durant leurs trajets pour le bureau. Et ce, même s’ils doivent rentrer à des heures tardives ou bien rejoindre les locaux très tôt par rapport à vos habitudes au travail.

Après, vous devez également vous demander si vos clients peuvent accéder facilement à vos bureaux. En effet, ils sont aussi des acteurs majeurs qui imposent implicitement leurs besoins dans le type de bureaux à louer que vous vous apprêtez à prendre.

Et en ce qui concerne cette accessibilité, il convient de signaler que les clients préfèrent se rendre dans des locaux qui peuvent être joints par tous les moyens de locomotion : voiture, transports en commun, moto, vélo ou encore à pied.

D’ailleurs, cela peut aussi être pratique pour booster la visibilité de vos locaux et l’entretien de la communication pour vos produits. Et ce, pas uniquement pour vos clients, mais aussi et surtout pour votre business.

Sinon, dans le choix des locaux idéaux pour vos bureaux, il vous incombe également de vérifier toutes les infrastructures utiles qui se trouvent à proximité. À titre d’illustration, vous pouvez vous renseigner s’il y a un restaurant à proximité, s’il y a une salle de sport ou encore si c’est près d’un centre commercial.

Ces paramètres peuvent vous sembler anodins à première vue, mais sachez que ce sont des détails importants qui peuvent contribuer à rendre vos collaborateurs et vos clients heureux et fidèles à votre entreprise.

 

Se renseigner sur les prix

Une fois que vous aurez fini de chercher l’emplacement idéal pour implanter vos locaux, vous devez considérer leurs prix. En effet, le prix est l’un des facteurs prépondérants avant de choisir convenablement la location bureau.

Si vous n’investissez pas suffisamment d’argent pour vos bureaux, vous pourrez tomber sur des offres en dessous de vos attentes. Dans ce sens, vous pouvez vous retrouver dans des bureaux inviables ou qui vous emmèneront à déménager très rapidement.

De même, si vous êtes trop ambitieux dans le budget de location de vos bureaux, vous pourrez rencontrer des difficultés à régler vos loyers. En conséquence, vous serez toujours obligé de déménager après quelque temps.

Il serait dans ce sens plus judicieux de prévoir un budget spécial pour la location de bureaux. Une fois que vous aurez fini de planifier ce poste de dépense, vous pouvez aussi vous demander les questions suivantes pour vous assurer d’éviter les deux scénarios précédents.

D’abord, vous devez vous demander si vous avez la possibilité de payer un dépôt de loyer de trois mois pour le bureau que vous projetez de louer. Si vous pensez que vous avez cette capacité, vous pouvez vous avancer dans les démarches.

Ensuite, vous pouvez également vous poser la question suivante : y a-t-il des coûts cachés ? En effet, avant de signer votre contrat de bail, vous devez vous assurer que vous n’aurez pas à payer des charges supplémentaires une fois que vous serez installé.

Parmi ces charges, on peut citer à titre d’illustration les frais d’entretien, les coûts supplémentaires de stationnement ou encore les cotisations pour le ménage dans les couloirs communs par exemple, etc.

Après, vous devez aussi vous demander si le prix des bureaux que vous avez trouvé correspond au cours des prix du bureau de la région. N’hésitez pas à vous renseigner sur le sujet. En effet, en connaissant ces informations, vous pouvez comparer les prix et voir les offres les plus attirantes dans la liste de vos résultats.

Tenir compte de la taille

Maintenant que vous avez fini de chercher le bureau idéal en fonction de son emplacement puis de son prix, vous pouvez continuer vos recherches en vous basant cette fois sur la taille des locaux. Bien sûr, l’emplacement et le budget impactent grandement sur la taille du bureau, mais vous devez tout de même considérer la taille de vos locaux avant de fixer votre choix.

En ce qui concerne les bureaux, il existe une règle générale qui spécule qu’il faut 11 m² d’espace pour une personne. Vous devez dans ce sens définir la surface totale de vos locaux en fonction du nombre de vos employés.

Toutefois, il est à remarquer que vous pouvez aussi augmenter cette norme si vous savez que vos employés requièrent beaucoup plus d’espace pour être à même de bien travailler. Vous pouvez aussi avoir besoin d’un espace de stockage ou bien de pièces supplémentaires pour d’autres usages professionnels.

Pour éviter d’oublier les différents paramètres qui entrent en jeu pour bien déterminer la taille des bureaux adéquats, vous pouvez vous baser sur certaines questions. En effet, vous pouvez vous demander si vous avez au moins 11 m² par personne dans les locaux que vous avez visités.

Demandez-vous aussi si le bureau que vous envisagez de louer pourra encore vous contenir après le développement de votre activité. Vous devez aussi savoir si vous pourrez y aménager un espace dédié aux clients ou encore si vous pouvez avoir d’autres espaces pour la pause et les loisirs au travail.

Considérer le style que vous voulez adopter pour vos bureaux

Une fois que vous aurez fini de déterminer les bases des locaux que vous allez louer pour vos bureaux, vous pouvez considérer le côté esthétique. Et en fonction de vos activités, vous pouvez opter pour un style spécifique.

En effet, pour obtenir l’aval de vos collaborateurs dans votre choix de vos locations de bureaux, vous devez opter pour un style particulier. Et sur le marché, vous avez le choix entre plusieurs styles de bureaux : classiques, rustiques, modernes, contemporains, industriels, etc.

Pour vous retrouver dans vos choix, vous pouvez vous baser d’emblée sur vos activités. Si vous êtes par exemple dans les nouvelles technologies ou bien dans la connectivité, vous pouvez choisir un local branché, épuré ou encore futuriste.

Si, par contre, vous êtes dans la vente, vous pouvez axer vos choix sur des locaux spacieux, dynamiques et surtout dotés d’un grand dépôt pour le back office et les coulisses de vos différents travaux.

Dans tous les cas, les styles à la mode en termes de bureaux restent à ce jour les grands espaces, avec de grandes baies vitrées pour laisser entrer naturellement la lumière et le vent. Si vous ne pouvez pas avoir ce luxe, vous pouvez miser sur des bureaux fluides, avec des espaces de travail bien éclairés et des lieux de repos modernes et pratiques.

L’essentiel dans le choix du style, c’est aussi de répondre à vos besoins et surtout à ceux de vos employés. Si vous préférez les maisons classiques, vous pouvez les adopter dans votre choix des locaux pour votre bureau. Si vous aimez le style rétro, rien ne vous empêche de l’adopter comme bureau. Vous êtes entièrement libres de choisir.

Communiquez à travers vos bureaux

Et enfin, mais non le moindre, vous devez tenir compte du fait que vos bureaux reflètent directement votre image de marque. Vous vous adressez non seulement à vos clients, mais aussi et surtout à vos concurrents.

Dans ce sens, pensez à voir en détail tous les éléments qui le constituent. Payez attention à titre d’exemple aux mobiliers, aux plantes ainsi qu’aux autres éléments de décoration qui viendront embellir chaque bureau, chaque couloir et même les extérieurs. Avec une décoration en symbiose avec le style, l’ambiance et l’image que vous voulez refléter, vous misez grand dans votre communication.

Si vous pensez que vous n’avez pas les cordes pour accomplir tout seul ces tâches, vous pouvez vous faire aider par vos conseillers et vos autres collaborateurs. Mais vous avez aussi la possibilité de vous tourner vers les spécialistes dans le domaine.

Agents immobiliers, spécialistes en marketing et communication, spécialistes en décorations d’intérieurs et en aménagement d’intérieurs, vous avez le choix entre différents professionnels à qui confier la tâche de sélectionner pour vous les meilleurs styles pour communiquer votre image.

En tant qu’experts dans leurs domaines respectifs, ils seront capables de vous proposer les offres qui répondent le plus à vos attentes, mais surtout à vos besoins. Vous rendrez non seulement service à vos collaborateurs, mais vous investissez aussi dans un placement pour le long terme.

Après tout, le succès de votre entreprise et de vos produits ne s’improvise pas, mais se fraient un chemin subtil à travers vos communications omniprésentes.